INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LA GESTIÓN PARA LOS RESULTADOS EN LA MUNICIPALIDAD DE SANTA BÁRBARA DE HEREDIA 03 de agosto de 2023 Informe N° DFOE-LOC-IAD-00011-2023 Contraloría General de la República División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización para el Desarrollo Local Auditoría de Carácter Especial - Compromiso de informe directo CONTENIDO Resumen Ejecutivo 4 1. INTRODUCCIÓN 6 ORIGEN DE LA AUDITORÍA 6 OBJETIVO GENERAL 7 ALCANCE 7 CRITERIOS DE AUDITORÍA 7 METODOLOGÍA APLICADA 8 GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO 9 MEJORAS IMPLEMENTADAS POR LA ADMINISTRACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA 11 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 11 SIGLAS Y ABREVIATURAS 11 2. RESULTADOS 13 GOBERNANZA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN PARA RESULTADOS 13 Necesidad de definir la ruta estratégica y articular esfuerzos para implementar la GpR 13 PLANIFICACIÓN PARA RESULTADOS 14 La planificación institucional requiere mejoras que impulsen la GpR en la Municipalidad 14 PRESUPUESTO POR RESULTADOS 16 Debilidades en la implementación de un proceso presupuestario orientado a resultados 16 GESTIÓN FINANCIERA Y ADQUISICIONES 20 Necesidad de integrar los procesos de gestión financiera y fortalecer su vinculación con la planificación para resultados 20 GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS 22 Debilidades en la gestión de programas y proyectos 22 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN 24 Ausencia de acciones básicas en el seguimiento y evaluación de la gestión institucional orientada a resultados 24 3. CONCLUSIÓN 26 4. DISPOSICIONES 27 - 2 - CUADROS CUADRO N.° 1 OPORTUNIDADES DE MEJORA PARA LA GESTIÓN DE LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS 23 IMÁGENES IMAGEN N.° 1 PRINCIPALES ELEMENTOS ANALIZADOS 9 IMAGEN N.° 2 PILARES DE LA GPR 10 IMAGEN N.° 3 ELEMENTOS Y ACCIONES AUSENTES EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN 15 IMAGEN N.° 4 ELEMENTOS Y ACCIONES AUSENTES EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO 17 IMAGEN N.° 5 ACCIONES Y MECANISMOS PARA EL MARCO DE PRESUPUESTACIÓ ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización para el Desarrollo Local Al contestar refiérase al oficio Nº 10238 03 de agosto, 2023 DFOE-LOC-1375 Señor Hamlet Méndez Matarrita Presidente del Concejo Municipal concejomunicipal@santabarbara.go.cr MUNICIPALIDAD DE SANTA BÁRBARA Heredia Estimado señor: Asunto: Remisión del Informe n.° DFOE-LOC-IAD-00011-2023, denominado Informe de Auditoría sobre la gestión para los resultados en la Municipalidad de Santa Bárbara de Heredia. Me permito remitirle el Informe n.° DFOE-LOC-IAD-00011-2023, preparado por esta División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, en el cual se consignan los resultados de la auditoría de carácter especial efectuada en la Municipalidad de Santa Bárbara de Heredia sobre la gestión para los resultados. Lo anterior, con el propósito de que este informe sea puesto por usted en conocimiento de los miembros de ese Concejo Municipal, en la sesión de dicho órgano colegiado inmediata posterior a la fecha de recepción de este informe. La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones, deberá remitirse, en los plazos y términos fijados, a la Gerencia del Área de Seguimiento para la Mejora Pública de la Contraloría General. Es importante señalar que para el cumplimiento de lo dispuesto por el Órgano Contralor en el citado informe, corresponde a esa Administración observar los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante Resolución n.° R-DC-144-2015, publicada en La Gaceta n.°. 242 del 14 de diciembre del 2015. En los Lineamientos señalados, entre otros asuntos, se establece que ese Órgano debe designar y comunicar a esta Área de Seguimiento para la Mejora Pública, los datos de el/la responsable del expediente de cumplimiento, a quién le corresponderá la tarea de conformar, actualizar, folia ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización para el Desarrollo Local Al contestar refiérase al oficio Nº 10348 07 de agosto, 2023 DFOE-LOC-1387 Señora Fanny Campos Chavarria Secretaria Municipal concejomunicipal@santabarbara.go.cr Señor Víctor Manuel Hidalgo Solís Alcalde Municipal alcalde@santabarbara.go.cr MUNICIPALIDAD DE SANTA BÁRBARA Heredia Estimados señores: Asunto: Aprobación del presupuesto extraordinario n.° 1-2023 de la Municipalidad de Santa Bárbara La Contraloría General recibió el oficio n.° AMSB-OF-455-2023 del 09 de junio de 2023, mediante el cual se remite el presupuesto extraordinario n.° 1-2023 de la Municipalidad de Santa Bárbara, que tiene el propósito de incorporar al presupuesto vigente ingresos por concepto de Transferencia corriente de Órganos Desconcentrados, Transferencia de capital del Gobierno Central y Recursos de vigencias anteriores (Superávit libre y Superávit específico), para ser aplicados en las partidas Remuneraciones, Servicios, Materiales y suministros, Bienes duraderos, Transferencias corrientes, Transferencias de capital y Cuentas especiales. 1. CONSIDERACIONES GENERALES 1.1. FUNDAMENTO NORMATIVO DE LA GESTIÓN El acto de aprobación presupuestaria se efectúa en base con las atribuciones conferidas a la Contraloría General de la República en los artículos 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, 18 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (LOCGR), n.° 7428, Código Municipal y otras leyes conexas. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgrcr.go.cr http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica mailto:concejomunicipal@santabarbara.go.cr mailto:alcalde@santabarbara.go.cr http://www.cgr.go.cr/ División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización para el Desarrollo Local DFOE-LOC-1387 2 07 de agosto, 2023 La aprobación interna efectuada por el Concejo Munic ...

20/7/23, 14:24 Emitir resolución de recursos https://www.sicop.go.cr/moduloBid/cgr/Ep_CgrResultAppealDetailView.jsp?resultSeqno=2954&cartelNo=20220603057&cartelSeq=00&cartelVersion=… 1/5 Emitir resolución de recursos 1. Generar resolución de recursos Encargado Marco Loáiciga Fecha/hora gestión 20/07/2023 10:12 Fecha/hora resolución 20/07/2023 13:27 * Procesos asociados Número documento 8072023000000853 * Tipo de resolución Número de procedimiento 2022LN-000001-0007800001 Nombre Institución MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERIA Descripción del procedimiento Arrendamiento equipo de cómputo para el Ministerio Agricultura y Ganadería 2. Listado de recursos Número Fecha presentación Recurrente Empresa/Interesado Resultado Causa resultado 8122023000000290 15/05/2023 14:57 MERIVETH UMAÑAUGALDE CENTRAL DE SERVICIOS PC SOCIEDAD ANONIMA Resultado del acto final 3. *Validaciones de control Tipo de procedimiento En tiempo Prórroga de apertura de ofertas Legitimación Quién firma el recurso Firma digital Cartel objetado Temas previstos 4. *Resultando I. Que mediante documento No. 8052023000000559 de fecha 01 de junio de mayo de 2023 esta División otorgó audiencia inicial a las partes. Dicha audiencia fue atendida mediante escritos incorporados al expediente de la apelación. II. Que mediante documento No. 8052023000000620 de fecha 14 de junio de 2023 esta División confirió corrigió error material en la audiencia inicial, otorgando audiencia inicial a la adjudicataria y además, otorgó audiencia especial a la Administración. Dicha audiencia fue atendida mediante escritos incorporados al expediente de la apelación. III. Que mediante documento No. 8052023000000634 de fecha 15 de junio de 2023 esta División confirió audiencia especial a la Administración. Dicha audiencia fue atendida mediante escrito incorporado al expediente de la apelación. IV. Que mediante documento No. 8052023000000694 de fecha 27 de junio de 2023 se le otorgó audiencia especia ...

12/7/23, 17:09 Emitir resolución de recursos https://www.sicop.go.cr/moduloBid/cgr/Ep_CgrResultAppealDetailView.jsp?resultSeqno=2913&cartelNo=20230401533&cartelSeq=00&cartelVersion=… 1/4 Emitir resolución de recursos 1. Generar resolución de recursos Encargado Natalia López Fecha/hora gestión 11/07/2023 14:50 Fecha/hora resolución 11/07/2023 16:07 * Procesos asociados Número documento 8072023000000812 * Tipo de resolución Número de procedimiento 2023LY-000001-0007800001 Nombre Institución MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERIA Descripción del procedimiento Adquisición de vehículos con bienes como una parte de pago 2. Listado de recursos Número Fecha presentación Recurrente Empresa/Interesado Resultado Causa resultado 8122023000000456 03/07/2023 14:53 IDANIA MAGALY SOLIS MONTENEGRO VEHICULOS DE TRABAJO SOCIEDAD ANONIMA Resultado del acto final 3. *Validaciones de control Tipo de procedimiento En tiempo Prórroga de apertura de ofertas Legitimación Quién firma el recurso Firma digital Cartel objetado Temas previstos 4. *Resultando I. Que la presente resolución se emite dentro del plazo de ley, y en su trámite se han observado las prescripciones legales y reglamentarias correspondientes. 5. *Considerando 5.1 - Hechos probados HECHOS PROBADOS: Para emitir la presente resolución, a partir de la información que consta en el expediente digital tramitado a través del Sistema Integrado de Compras Públicas SICOP, a cuya documentación se tiene acceso ingresando a la dirección electrónica http://www.sicop.go.cr/index.jsp, pestaña expediente electrónico, digitando el número de procedimiento, e ingresando a la descripción del procedimiento de referencia, se tienen por demostrados los siguientes hechos de interés: 1) Que el Ministerio de Agricultura y Ganadería promovió mediante el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), la Licitación Mayor 2023LY-000001-0007800001 para la adquisición de vehículos con bienes como una parte de pago (ver ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización para el Desarrollo Sostenible Al contestar refiérase al oficio nro.8606 29 de junio, 2023 DFOE-SOS-0297 Señora Brenda María Pineda Rodríguez Auditora Interna MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA Estimada señora: Asunto: Aprobación del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Ministerio de Agricultura y Ganadería Me refiero a la gestión planteada por esa Auditoría Interna mediante oficio n.° AI-094-2023, recibida el 05 de junio de 2023, en la que solicita aprobación del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Lo anterior, en atención al artículo 23 de la Ley General de Control Interno n.° 8292 y Resolución R-DC-83-2018 del 9 de julio de 2018 Lineamientos sobre Gestiones que Involucran a la Auditoría Interna presentados ante la Contraloría General de la República, que regula los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para el nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, así como, la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público. De conformidad con lo que dispone el aparte 4 de los citados lineamientos, una vez aprobado el reglamento por el jerarca, el Auditor Interno debe someterlo aprobación de la Contraloría General, aportando una declaración del auditor indicando que se cumple con la normativa, y una copia certificada del reglamento emitida por el funcionario competente. Así, para la aprobación del reglamento, la Contraloría General de la República se fundamenta en la documentación aportada por la Auditora Interna, consistente con declaración jurada donde se indica que el documento aprobado cumple con la normativa aplicable y copia certificada por la Asesoría Jurídica del reglamento aprobado por el jerarca. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, C: contraloria. ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización para el Desarrollo Local Al contestar refiérase al oficio N.º 07916 15 de junio, 2023 DFOE-LOC-1103 Ingeniero Víctor Manuel Hidalgo Solís Alcalde alcalde@santabarbara.go.cr presupuesto@santabarbara.go.cr MUNICIPALIDAD DE SANTA BÁRBARA Heredia Estimado señor: Asunto: Remisión del reporte n.° DFOE-LOC-RF-00002-2023, denominado “Presupuesto por resultados: avanzar hacia un enfoque estratégico y prospectivo en la gestión de los recursos” En el ámbito de la auditoría de carácter especial sobre la gestión para los resultados (GpR) que se encuentra realizando la Contraloría General en la Municipalidad de Santa Bárbara, se remite el reporte n.° DFOE-LOC-RF-00002-2023, denominado “Presupuesto por resultados: avanzar hacia un enfoque estratégico y prospectivo en la gestión de los recursos.” Este documento corresponde al segundo reporte de la auditoría ágil e incorpora los resultados del pilar de “Presupuesto por resultados”, posteriormente se emitirá un informe final que consolida los resultados obtenidos de la evaluación de los seis pilares. El objetivo del reporte es comunicar las oportunidades de mejora que se identificaron con respecto al proceso presupuestario, concretamente sobre las acciones que se requieren para que dicho proceso se oriente a resultados e incorpore un marco de presupuestación plurianual para la gestión de los recursos. La información del reporte se comunica como insumo para la toma de decisiones oportunas por parte de la Municipalidad. Contraloría General de la República T: (506) 2501-8000, C: contraloria.general@cgrcr.go.cr http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica mailto:alcalde@santabarbara.go.cr mailto:presupuesto@santabarbara.go.cr http://www.cgr.go.cr/ División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización para el Desarrollo Local DFOE-LOC-1103 2 15 de junio, 2023 Las condiciones identificadas fueron presentadas mediante reu ...

Auditoría de carácter especial sobre la gestión para los resultados en la Municipalidad de Santa Bárbara de Heredia DFOE-LOC-RF-00002-2023 Presupuesto por resultados: avanzar hacia un enfoque estratégico y prospectivo en la gestión de los recursos Junio, 2023 Generalidades Objetivo: El objetivo de la auditoría es determinar si el quehacer de la Municipalidad de Santa Bárbara de Heredia se realiza bajo el enfoque del modelo de gestión para resultados (GpR), de conformidad con el marco normativo y de buenas prácticas atinentes. Específicamente, el propósito de este reporte es comunicar las oportunidades de mejora que se identificaron en el pilar de presupuesto por resultados. Alcance y período: Este reporte abarca el análisis de la gestión relacionada con el pilar de presupuesto por resultados. El periodo de análisis comprende del 1 de enero al 31 de diciembre de 2022, el cual se amplió cuando se consideró necesario. Al ser una auditoría con enfoque ágil, este es el segundo reporte que se emite, posteriormente se emitirá un informe final que comprenderá los pilares analizados en el primer y segundo reporte, y los resultados correspondientes a los pilares de la GpR restantes: gestión financiera y adquisiciones, gestión de programas y proyectos, y seguimiento y evaluación. Relevancia: La adopción del modelo de GpR en el ámbito municipal permite mejorar la capacidad para dar respuesta a problemas relevantes de la población. Además, guía su accionar hacia una gestión efectiva, de mejora continua e integrada, para asegurar la máxima eficacia, eficiencia y efectividad en el desempeño institucional1, y consecuentemente mejora la toma de decisiones, en procura de incidir positivamente en la calidad de vida de la población. Marco contextual: La GpR es un modelo de gestión que facilita a las organizaciones públicas la dirección efectiva e integrada de su proceso de creación de valor público (productos, efectos e impactos) a través del uso de instrumentos de gestión que ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización para el Desarrollo Local Al contestar refiérase al oficio Nº 06887 02 de junio, 2023 DFOE-LOC-1033 Señor Víctor Hidalgo Solís Alcalde MUNICIPALIDAD DE SANTA BÁRBARA alcalde@santabarbara.go.cr secretariaalcaldia@santabarbara.go.cr Estimado señor: Asunto: Emisión de criterio solicitado por la Municipalidad de Santa Bárbara, relacionado con la contratación de servicios profesionales Se procede a dar respuesta a la consulta presentada por el Alcalde de la Municipalidad de Santa Bárbara mediante el oficio n.° AMSB-OF-307-2023, de 27 de abril de 2023, remitido a la Contraloría General el 11 de mayo de 2023. I. MOTIVO DE LA GESTIÓN Mediante el oficio n.° AMSB-OF-307-2023, de 27 de abril de 2023, el Alcalde de la Municipalidad de Santa Bárbara, consulta si es permitida la contratación de servicios profesionales para llevar a cabo la contabilidad municipal. En el oficio de consulta, se indica que desde el 2017 se han presentado una serie de inconvenientes con el personal que ha ocupado el cargo de contador municipal, lo que ha generado que desde el primer trimestre del 2022 no se presenten los estados financieros para la Contabilidad Nacional; y que actualmente la institución tiene más de tres meses sin contador por lo que se encuentran ejecutando un proceso de contratación mediante concurso externo. Asimismo se señala que la consulta obedece a una recomendación emanada de la Comisión Municipal para la Implementación de las NICSP, como una medida de emergencia y como parte de un plan de contingencia para la atención del cumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. II. CONSIDERACIONES PRELIMINARES El ejercicio de la potestad consultiva de la Contraloría General de la República (CGR) se encuentra regulado, en el artículo 29 de la Ley Orgánica1, en el cual se establece que el Órgano Contralor ejerce la potestad consultiva en el ámbito de sus competencias, ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización para el Desarrollo Local Al contestar refiérase al oficio Nro. 06784 31 de mayo, 2023 DFOE-LOC-1021 Señor Víctor Manuel Hidalgo Solís Alcalde alcalde@santabarbara.go.cr MUNICIPALIDAD DE SANTA BARBARA Estimado señor: Asunto: Remisión de resultados del informe n.° DFOE-LOC-SGP-00001-2023 del “Seguimiento de la gestión pública sobre el establecimiento e implementación de mecanismos de prevención de la corrupción en los trámites de permisos de construcción y licencias municipales (patentes), en las municipalidades de Atenas, Cartago, Corredores, Coto Brus, Garabito, La Cruz, León Cortés, Limón, Moravia, Nandayure, Nicoya, Puntarenas, Quepos, San José, San Ramón, Santa Bárbara y Tilarán”. Con oficio n°. DFOE-LOC-0103(00648) del 25 de enero de 2023, se le comunicó el inicio del proyecto de Seguimiento a la Gestión Pública relacionado con los mecanismos de prevención de la corrupción en los trámites de permisos de construcción y patentes. Tal y como se comunicó en su momento, este Seguimiento de la Gestión Pública tiene como objetivo determinar el estado de la gestión relacionada con los mecanismos de prevención de la corrupción establecidos e implementados en los trámites de permisos de construcción y patentes, con el propósito de apoyar la toma de decisiones, promover mejoras en dicha gestión realizada por las municipalidades y la rendición de cuentas. Los resultados de la herramienta de medición aplicada en las 17 municipalidades, revelan que las municipalidades objeto de estudio tienen importantes oportunidades de mejora en cuanto al establecimiento y fortalecimiento de los controles y mecanismos para la prevención de la corrupción, en la gestión de trámites de licencias comerciales y permisos de construcción, todo con el propósito de generar un ambiente de control consolidado y que evite, en la medida de lo posible, la ocurrencia de hechos eventualmente irregulares en dicha gestión. El ...